Modification des frais d'annulation

Détails

Publié le vendredi 29 décembre 2023 15:40

Afin de diminuer le nombre de demandes d'inscription donnant lieu à des annulations dans les 10 premiers jours suivants les inscriptions, le Conseil d'Administration a décidé de mettre en place des frais de gestion et de modifier les frais d'annulation, à compter des inscriptions pour les vacances d'hiver 2024.

Vous êtes nombreux à souhaiter inscrire votre enfant à l’accueil de loisirs à chaque période de vacances, et nous constatons qu’environ 10% des demandes faites en ligne le jour de la demande d’inscription donnent lieu à des annulations.

Ces annulations sont problématiques à plusieurs niveaux :

- Elles rendent inaccessible l’accueil à certaines familles auxquelles nous avons refusé l’inscription, et qui ont dû trouver une autre activité pour leur enfant ;

- Elles génèrent plus de travail administratif pour annuler la demande d’inscription, reprendre la liste d’attente pour proposer la place à une éventuelle autre famille ;

- Elles augmentent le travail de préparation pédagogique en devant modifier la préparation de l’accueil de votre enfant (commandes de repas, impression de documents au nom de l’enfant, …).

Le Conseil d’Administration a décidé de mettre en place des frais de gestion et de renforcer le frais d’annulation.

Les objectifs de la mise en place de frais sont de :

- Dissuader les familles qui font des demandes d’inscription sans les honorer ;

- Limiter le travail des salariés, notamment de la chargée d’accueil qui s’occupe des inscriptions ;

- Permettre aux familles qui souhaitent réellement inscrire leur enfant à l’activité d’avoir plus facilement une place en fiabilisant les inscriptions.

Frais de gestion :

A compter des inscriptions des vacances d’hiver 2024, les familles faisant une demande d’inscription via le formulaire de demande en ligne et qui souhaiteront l’annuler avant le rdv d'inscription ou la réception de la facture se verront appliquer des frais de gestion de 5€ par enfant. La mise en place de frais par enfant permet de proportionnaliser l’annulation par rapport au temps passé à la gérer.

Frais d’annulation :

A partir du rdv d'inscription ou de l’envoi de la facture et jusqu’à 15 jours avant la période, des frais d’annulation correspondant à une journée par semaine annulée seront appliqués. De 15 jours à 8 jours avant la période, des frais d’annulation de 50% seront appliqués comme c’est déjà le cas. A partir de 8 jours avant la période, l’intégralité du montant de la facture sera retenue comme c’est déjà le cas.

Cas particulier :

Si nous ne pouvons pas vous proposer de places ou si nous vous proposons une alternative à votre demande (moins de jours, une autre semaine, un seul enfant de la fratrie) et que vous la refusez, vous n’aurez pas de frais de gestion appliqués.

Si vous acceptez la proposition alternative puis que vous annulez, les frais d’annulation s’appliqueront.

Si une place se libère, nous vous proposerons la place, si vous confirmez l’inscription puis que vous annulez, les frais d’annulation s’appliqueront.

Pour inscrire votre enfant pour les vacances scolaires, vous ferez une demande d’inscription en ligne le dimanche à 19h. Le mardi au plus tard vous recevrez un mail :

- Avec une réponse positive à votre demande :

Il ne sera plus nécessaire de confirmer par retour de mail, la facture vous sera automatiquement envoyée. Pour les nouvelles familles, un rdv sera proposé. Si vous finalisez l’inscription, vous n’aurez pas de frais de gestion.

- Avec une proposition alternative à votre demande :

Vous devrez nous répondre dans un délai défini dans le mail si vous l’acceptez ou non. En cas de refus les frais de gestion ne s’appliqueront pas.

- Avec une mise en liste d’attente : les frais de gestion ne s’appliqueront pas. Si une place se libère, nous vous proposerons la place, si vous confirmez l’inscription puis que vous annulez, les frais d’annulation s’appliqueront.